Chọn điểm đến, cân đối ngân sách và sắp xếp hoạt động thế nào để phù hợp với tập thể? Một kế hoạch rõ ràng từ đầu sẽ giúp người phụ trách dễ phối hợp và chuẩn bị hơn.

Đứng ra chuẩn bị chuyến du lịch cho công ty thường có nhiều việc phải cân nhắc: lựa chọn địa điểm, lấy ý kiến thành viên, trình ngân sách và phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ.

Để quá trình này thuận tiện hơn, hãy bắt đầu từ mục tiêu chuyến đi và đặc điểm của đoàn.

Xác định điều tập thể mong muốn

Chuyến đi lần này ưu tiên nghỉ ngơi, giao lưu giữa các phòng ban, khen thưởng nhân sự hay kết hợp hội họp?

Mỗi mục tiêu sẽ dẫn đến cách tổ chức khác nhau. Đoàn muốn nghỉ dưỡng cần có nhiều thời gian tự do. Đoàn muốn tăng sự tương tác có thể bố trí hoạt động phối hợp nhóm. Nếu kết hợp hội nghị hoặc tổng kết, cần tính thêm không gian tổ chức và thời gian chuẩn bị.

Thống nhất mục tiêu từ đầu giúp việc lựa chọn chương trình có cơ sở rõ ràng hơn.

Nắm số lượng và thành phần tham gia

Bên cạnh số lượng dự kiến, nên xác định đoàn có người thân đi cùng hay không, có trẻ em hoặc thành viên cần hỗ trợ đặc biệt không.

Những thông tin này ảnh hưởng đến phương tiện, loại phòng, bữa ăn và cách thiết kế hoạt động. Cũng nên đặt thời hạn đăng ký để có cơ sở chốt số lượng với đơn vị tổ chức.

Cân đối ngân sách theo từng hạng mục

Một chương trình có thể gồm chi phí di chuyển, lưu trú, ăn uống, tham quan và các hoạt động chung. Nếu có team building, gala dinner hoặc hội nghị, cần làm rõ các hạng mục tổ chức đi kèm.

Khi so sánh phương án, hãy xem cụ thể loại dịch vụ, nội dung đã bao gồm, khoản chưa bao gồm và điều kiện thay đổi số lượng. Hai báo giá chỉ dễ so sánh khi có phạm vi dịch vụ tương đương.

Chọn điểm đến theo thời gian thực tế

Với chuyến đi ngắn, thời gian di chuyển là yếu tố đáng cân nhắc. Nếu phần lớn thời gian dành cho việc đi đường, đoàn sẽ ít có cơ hội nghỉ ngơi và tham gia hoạt động chung.

Ngoài cảnh đẹp, nên xem khả năng đáp ứng của nơi lưu trú, không gian sinh hoạt tập thể và phương án khi thời tiết không thuận lợi.

Thiết kế hoạt động để mọi người dễ tham gia

Một chương trình gắn kết nên tạo cơ hội cho nhiều thành viên đóng góp. Có thể kết hợp thử thách vận động vừa sức với trò chơi quan sát, phối hợp hoặc sáng tạo.

Lịch trình cũng cần khoảng nghỉ giữa các hoạt động. Nếu có gala dinner, nên thống nhất trước thông điệp, thời lượng, phần giao lưu và nội dung nội bộ mà công ty muốn đưa vào.

Thống nhất đầu mối và thông tin trước ngày đi

Nên có người phụ trách phía công ty và đầu mối của đơn vị tổ chức để cập nhật thông tin xuyên suốt.

Trước ngày khởi hành, gửi cho thành viên lịch trình, giờ tập trung, điểm đón, đồ dùng cần chuẩn bị và số liên hệ hỗ trợ. Những yêu cầu riêng về bữa ăn, phòng ở hoặc việc di chuyển cũng nên được trao đổi sớm.

Để An Việt cùng quý đơn vị xây dựng chương trình

Gửi An Việt số lượng dự kiến, thời gian, nơi khởi hành, ngân sách và mục tiêu chuyến đi. Chúng tôi tư vấn phương án tham quan, nghỉ dưỡng và hoạt động tập thể phù hợp với nhu cầu của đoàn.

Hotline/Zalo: 093 277 8182